Für unseren Kunden im öffentlichen Sektor am Standort Stuttgart suchen wir einen PMO (m/w/d) Back-Office-Unterstützung im IT-Lizenzmanagement ab sofort einen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ).
PMO (m/w/d) Back-Office-Unterstützung im IT-Lizenzmanagement (Remote 80%)
Stuttgart
Vollzeit
Festanstellung
Wen wir suchen
Unterstützung des zentralen IT-Lizenzmanagements bei der organisatorischen und administrativen Abwicklung von Geschäftsprozessen mit Schwerpunkt auf Ticketbearbeitung, Vertragsverwaltung, Datenpflege und Dokumentation.
Ihr Aufgabengebiet
• Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs.
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem.
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden.
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting.
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen LizenzmanagementTools.
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung.
• Allgemeine Projekttätigkeiten
• Allgemeine organisatorische Aufgaben
• Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem.
• Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden.
• Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken.
• Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting.
• Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen LizenzmanagementTools.
• Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung.
• Allgemeine Projekttätigkeiten
• Allgemeine organisatorische Aufgaben
Ihre Expertise
A-Kriterien:
1. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Niveaustufe C2)
2. Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium oder höher der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung. Alternativ eine kaufmännische Berufsausbildung beziehungsweise aufgrund ihrer/ seiner beruflichen Qualifikation und mindestens zweijähriger einschlägiger Tätigkeiten über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im genannten Umfeld.
3. Berufserfahrung in mindestens einem der nachfolgend aufgezählten Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
4. Erfahrung mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / OneNote (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
B-Kriterien:
1. Erweiterte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken)
2. Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Outlook und der Bewirtschaftung des Postfachs für das gesamte Lizenzmanagement-Team (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung)
3. Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, Bedingte Formatierung)
4. Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
5. Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026))
6. Erfahrung in der Arbeit in einer Landesverwaltung
7. Erfahrung in der Nutzung eines IT-Ticketsystems aus den letzten fünf Jahren (10/2021 – 10/2026)
8. Berufserfahrung in der Nutzung der Tool-Suite USU Servicemanagement des Unternehmens USU GmbH (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026))
9. Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen
10. Erfahrung in der Erstellung von Verlaufsprotokollen
11. Erfahrung in der Erstellung von Ergebnisprotokollen
12. Erfahrung in der Erstellung von Sachstandsberichten
13. Erfahrung in der Erstellung von Projektberichten
14. Erfahrung in der Organisation von wöchentlichen Präsenzmeetings
15. Erfahrung in der Termin- und Veranstaltungsmanagement mit einer Teilnehmerzahl größer zehn Personen
16. Erfahrungen in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen (mind. 5 Monate innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
17. Berufserfahrung im Bereich Lizenzmanagement (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
18. Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten (mind. 2 Projekte innerhalb der letzten drei Berufsjahre (09/2023 – 09/2026))
19. Besuch einer Schulung zu TYPO3 in den letzten drei Jahren (09/2023 – 09/2026) zur Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten
20. Erfahrungen in der Umsetzung von TYPO3 Intranet-Seiten aus den letzten drei Jahren (09/2023 – 09/2026) (1 Projekt oder 2 Projekte)
1. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Niveaustufe C2)
2. Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium oder höher der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung. Alternativ eine kaufmännische Berufsausbildung beziehungsweise aufgrund ihrer/ seiner beruflichen Qualifikation und mindestens zweijähriger einschlägiger Tätigkeiten über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im genannten Umfeld.
3. Berufserfahrung in mindestens einem der nachfolgend aufgezählten Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
4. Erfahrung mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / OneNote (mind. 2 Jahre innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
B-Kriterien:
1. Erweiterte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Word (Formatierung von Layouts, Nutzung von Inhaltsverzeichnissen mit Verweisen, Einbindung von Illustrationen oder Grafiken)
2. Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Outlook und der Bewirtschaftung des Postfachs für das gesamte Lizenzmanagement-Team (Regel- und Berechtigungsverwaltung, Kategorisierung über mehrere Postfächer, Serien-Terminverwaltung)
3. Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Excel (sVerweis, Pivot-Tabellen, Bedingte Formatierung)
4. Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
5. Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026))
6. Erfahrung in der Arbeit in einer Landesverwaltung
7. Erfahrung in der Nutzung eines IT-Ticketsystems aus den letzten fünf Jahren (10/2021 – 10/2026)
8. Berufserfahrung in der Nutzung der Tool-Suite USU Servicemanagement des Unternehmens USU GmbH (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (10/2021 – 10/2026))
9. Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen
10. Erfahrung in der Erstellung von Verlaufsprotokollen
11. Erfahrung in der Erstellung von Ergebnisprotokollen
12. Erfahrung in der Erstellung von Sachstandsberichten
13. Erfahrung in der Erstellung von Projektberichten
14. Erfahrung in der Organisation von wöchentlichen Präsenzmeetings
15. Erfahrung in der Termin- und Veranstaltungsmanagement mit einer Teilnehmerzahl größer zehn Personen
16. Erfahrungen in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen (mind. 5 Monate innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
17. Berufserfahrung im Bereich Lizenzmanagement (mind. 1 Jahr innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026))
18. Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten (mind. 2 Projekte innerhalb der letzten drei Berufsjahre (09/2023 – 09/2026))
19. Besuch einer Schulung zu TYPO3 in den letzten drei Jahren (09/2023 – 09/2026) zur Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten
20. Erfahrungen in der Umsetzung von TYPO3 Intranet-Seiten aus den letzten drei Jahren (09/2023 – 09/2026) (1 Projekt oder 2 Projekte)
Unser Angebot
- Anspruchsvolle Tätigkeit in einer zukunftsorientierten Branche
- Hoch motiviertes Umfeld in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe
- Unterstützung bei der Deiner Entwicklung
- Die Vergütung erfolgt nach dem gültigen GVP-Tarifvertrag (ehemals iGZ/DGB-Tarifvertrag) entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Zusätzlich erhalten Sie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie tarifliche Zuschläge.
Ihr DIGIT4U BS Ansprechpartner für diese Position:
Dann senden Sie uns noch heute Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch und frühestmöglichem Eintrittstermin an bewerbung@digit4u-bs.de
Wir weisen darauf hin, dass der Versand von Bewerbungsunterlagen mit einer unverschlüsselten E-Mail unsicher sein kann und alternativ die Bewerbungsunterlagen per Post und / oder durch die Nutzung der Onlinebewerbungsmöglichkeit übermittelt werden können.
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Über uns
Die DIGIT4U - Business Solutions GmbH ist auf die Anforderungen von öffentlichen Auftraggebern auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sowie Kunden aus dem industriellen Enterprise-Umfeld spezialisiert. Die Leistungen umfassen unter anderem IT Services und Consulting, Beratung zu Transformations- und Digitalisierungsprojekten sowie Programm- und Projektmanagement. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, technologische, organisatorische und betriebswirtschaftliche Fragestellungen in konkrete technische Lösungen zu verwandeln.